„Ich war wirklich überrascht, wie intuitiv Yokoy zu bedienen ist. Früher fand ich den Aufwand mit Excel und physischen Belegen sehr umständlich, doch jetzt geht alles so viel schneller und einfacher“, berichtet Bianca Müller, Projektmanagerin und kaufmännische Sachbearbeiterin bei Piening.
Ein besonders großer Vorteil ist die Automatisierung: Das System füllt einige Felder bereits automatisch aus, was den Prozess der Auslagenerfassung deutlich beschleunigt. Früher mussten Belege mühsam in Excel-Tabellen eingetragen und physisch eingereicht werden. Dank Yokoy werden Reisekosten und Auslagen jetzt vollständig digital erfasst. Dies spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine schnellere Erstattung – diese erfolgt zeitnah, während vorher Auszahlungen nur monatlich durchgeführt wurden.
Thilo Reike, Leiter Finanzwesen, zeigt sich ebenfalls überzeugt: „Dank Yokoy konnten wir den gesamten Auslagenprozess deutlich beschleunigen und vereinfachen. Unsere Mitarbeitenden haben nun viel mehr Zeit, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren, da das lästige Sortieren und Einreichen von Belegen entfällt.“
Im ersten Monat der Pilotphase konnten bereits knapp 1.000 Belege digital verarbeitet werden. Durch die niedrige Zugangsschwelle wurde sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden das System problemlos verwenden können. Die Einsparungen an Kosten und Zeit sind erheblich. Insgesamt sinken die Prozesskosten deutlich, was das gesamte Unternehmen entlastet. Zukünftig sollen weitere Prozesse wie die Digitalisierung von Fremdrechnungen und die Einführung virtueller Kreditkarten folgen.
Über Yokoy: Eine moderne Lösung für das Ausgabenmanagement
Yokoy ist ein KI-gestütztes Spend-Management-Tool, das Unternehmen hilft, ihre Ausgabenprozesse zu automatisieren. Neben der Verwaltung von Auslagen und Reisekosten bietet Yokoy auch Funktionen zur automatischen Umrechnung von Fremdwährungen und zur Integration virtueller Kreditkarten. Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und den integrierten Automatisierungsfunktionen sorgt Yokoy für eine moderne und nachhaltige Arbeitsweise, die sowohl Kosten spart als auch den administrativen Aufwand reduziert.
