Zeiterfassung

Arbeitszeiterfassung: Verpflichtungen und Methoden

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten aufzuzeichnen. Die Zeiterfassung kann jedoch auf den Mitarbeitende übertragen werden, beispielsweise bei Gleitzeit. Ein kurzer Überblick über das Thema:

Wer ist zur Zeiterfassung verpflichtet?

Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden aufzeichnen. Der Arbeitgeber kann jedoch beschließen, dass Mitarbeitende selbst ihre Arbeitszeit erfassen müssen. Das geschieht zum Beispiel bei Gleitzeit häufig. Sollte der Mitarbeitende grundsätzlich zur selben Zeit und immer die gleiche Anzahl an Stunden arbeiten, darf die Zeiterfassung entfallen. Der Arbeitgeber muss jedoch dafür sorgen, dass die Zeiten aufgeschrieben werden, in denen der Mitarbeitende ausnahmsweise länger (oder kürzer) arbeitet oder längere (oder kürzere) Pause macht.

Was ist bei der Zeiterfassung zu beachten?

Der Arbeitgeber muss die Arbeitszeit seiner Mitarbeitenden genau erfassen. Diesen Vorgang nennt man Arbeitszeiterfassung oder Zeiterfassung. Die Vorschriften dazu sind in unterschiedlichen Gesetzen geregelt. Im sogenannten Arbeitszeitgesetz (ArbZG) finden sich unter anderem Vorschriften zu

Ruhepausen
Ruhezeiten
zulässigen Höchstarbeitszeiten

Diese Vorschriften muss der Arbeitgeber beachten. Er ist außerdem dazu verpflichtet, die Anfangs- und Endzeiten seiner Beschäftigten zu notieren. Nur so ist garantiert, dass die Mitarbeitende ihre vertraglich vereinbarte Stundenanzahl arbeiten und vor allem, dass sie korrekt bezahlt werden.

Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?

Um die Arbeitszeit zu erfassen, gibt es verschiedene Zeiterfassungssysteme. Damit sind verschiedene Möglichkeiten gemeint, mit denen der Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Mitarbeitenden ermitteln kann. Zum Beispiel folgende Systeme oder Möglichkeiten werden dabei verwendet:

Stundenzettel: Diese Form der Zeiterfassung gehört zu den ältesten Möglichkeiten, die Arbeitszeit festzuhalten. Häufig gibt es spezielle Vordrucke in der Firma, die Mitarbeitende ausfüllen müssen. Der Stundenzettel wird am Ende der Arbeitswoche oder des Monats in der Personalabteilung im Kundenbetrieb und bei der Zeitarbeitsfirma abgegeben.
Stempeluhr: Nutzt man eine Stempeluhr, um die Arbeitszeit zu erfassen, bekommen Mitarbeitende meist einen Chip, den sie jedes Mal, wenn sie kommen und gehen, an die Stempeluhr halten. Die Daten, also die Arbeitszeit des jeweiligen Mitarbeitenden, können von der Personalabteilung elektronisch abgerufen werden.
Apps/mobile Lösungen: Auch über eine App oder eine andere Software auf dem Smartphone oder dem Tablet können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit erfassen.

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